Instituições de ensino superior: os riscos jurídicos e tributários que não podem ser ignorados

Administrar uma instituição de ensino superior exige muito mais do que organizar cursos, contratar professores e captar novos alunos.

As faculdades, universidades e centros universitários convivem diariamente com uma estrutura jurídica complexa, que envolve regulação educacional, contratos, relações de consumo, proteção de dados, tributos, questões trabalhistas e responsabilidade civil.

Quando essas áreas não são acompanhadas de forma integrada, problemas aparentemente administrativos podem se transformar em autuações, processos judiciais, passivos tributários e riscos para a continuidade da instituição.

Uma atividade educacional também precisa de organização empresarial

A educação possui uma função social essencial, mas as instituições privadas de ensino também precisam manter uma estrutura financeira e administrativa sustentável.

Isso significa que a gestão deve acompanhar:

• Receitas provenientes de mensalidades;

• Bolsas e descontos concedidos;

• Inadimplência;

• Custos com professores e funcionários;

• Encargos trabalhistas;

• Contratos com fornecedores;

• Investimentos em tecnologia;

• Manutenção da estrutura física;

• Obrigações regulatórias;

• Tributos e obrigações acessórias;

• Proteção dos dados dos alunos;

• Processos administrativos e judiciais.

Uma instituição pode possuir muitos alunos e apresentar um faturamento expressivo, mas ainda enfrentar dificuldades financeiras se não controlar seus custos, sua inadimplência e suas obrigações tributárias.

O crescimento sem planejamento também pode aumentar os riscos.

Quanto maior a instituição, maior será o volume de contratos, dados pessoais, relações trabalhistas, obrigações fiscais e exigências regulatórias.

Contratos educacionais precisam ser claros

A relação entre a instituição de ensino e o aluno deve ser formalizada por um contrato educacional claro e completo.

A Lei nº 9.870/1999 disciplina o valor total das anuidades e semestralidades escolares, inclusive no ensino superior.

O contrato precisa apresentar de maneira transparente:

• Valor da semestralidade ou anuidade;

• Quantidade e vencimento das parcelas;

• Critérios para reajustes;

• Condições para concessão de bolsas;

• Regras para descontos;

• Consequências da inadimplência;

• Procedimentos para cancelamento;

• Condições para trancamento de matrícula;

• Regras sobre disciplinas e dependências;

• Serviços incluídos no valor contratado;

• Obrigações da instituição e do aluno.

Cláusulas genéricas, contraditórias ou pouco transparentes podem gerar questionamentos com base na legislação educacional e no Código de Defesa do Consumidor.

A instituição também precisa garantir que as informações divulgadas em campanhas publicitárias estejam de acordo com aquilo que efetivamente será oferecido.

Promessas relacionadas à estrutura, duração do curso, reconhecimento, empregabilidade, modalidades de ensino ou benefícios acadêmicos podem integrar a relação contratual.

O que foi anunciado precisa ser cumprido.

Inadimplência não pode ser tratada de qualquer maneira

A inadimplência é um dos principais desafios financeiros das instituições privadas de ensino.

Entretanto, a cobrança precisa respeitar os limites da legislação.

A instituição pode utilizar meios legítimos para cobrar os valores devidos, negociar o débito e adotar as medidas judiciais cabíveis.

Por outro lado, não pode aplicar penalidades pedagógicas durante o período letivo apenas em razão da inadimplência.

A legislação impede medidas como suspensão de provas, retenção de documentos escolares ou aplicação de outras penalidades acadêmicas motivadas exclusivamente pelo atraso no pagamento.

Isso não impede a cobrança da dívida.

O que a lei proíbe é a utilização da vida acadêmica do aluno como instrumento de constrangimento.

Por isso, a instituição precisa desenvolver uma política de cobrança juridicamente segura, com:

• Comunicação preventiva;

• Negociação administrativa;

• Parcelamentos formalizados;

• Registro das tratativas;

• Cobrança sem exposição do aluno;

• Respeito aos direitos do consumidor;

• Medidas judiciais quando necessárias.

Uma política de cobrança eficiente reduz a inadimplência sem criar novos riscos jurídicos.

Imunidade tributária não é automática

Outro ponto que exige atenção é a tributação das instituições de ensino.

Nem toda instituição educacional possui imunidade tributária.

As instituições privadas com finalidade lucrativa estão sujeitas à tributação de acordo com sua natureza jurídica, atividade, estrutura e regime tributário.

As instituições sem fins lucrativos podem ter direito à imunidade prevista no artigo 150, inciso VI, alínea “c”, da Constituição Federal, desde que cumpram os requisitos legais e apliquem seus recursos nas finalidades institucionais.

O simples fato de atuar na área da educação não garante automaticamente o benefício.

É necessário demonstrar, entre outros aspectos:

• Ausência de distribuição de patrimônio ou rendas;

• Aplicação dos recursos nas finalidades institucionais;

• Escrituração contábil regular;

• Cumprimento das obrigações acessórias;

• Utilização do patrimônio em atividades relacionadas aos objetivos da instituição;

• Transparência na administração dos recursos.

A imunidade dos impostos também não deve ser confundida com imunidade ou isenção de todas as contribuições.

As entidades beneficentes que buscam a imunidade das contribuições para a seguridade social precisam observar as condições estabelecidas pela Lei Complementar nº 187/2021 e pela regulamentação aplicável, incluindo os requisitos relacionados ao CEBAS.

Portanto, cada tributo precisa ser analisado individualmente.

Uma interpretação equivocada pode gerar cobranças retroativas, multas, juros e responsabilização dos administradores.

O enquadramento tributário precisa ser revisado

Instituições de ensino superior possuem estruturas muito diferentes.

Algumas atuam exclusivamente com cursos presenciais. Outras trabalham com ensino a distância, pós-graduação, extensão, pesquisa, cursos livres, licenciamento de plataformas e prestação de serviços adicionais.

Cada fonte de receita deve ser corretamente identificada.

A instituição precisa verificar:

• Natureza das receitas recebidas;

• Regime tributário aplicável;

• Tratamento das bolsas e descontos;

• Tributação de cursos complementares;

• Receitas de locação e cessão de espaços;

• Serviços tecnológicos;

• Parcerias educacionais;

• Receitas financeiras;

• Obrigações relacionadas à folha de pagamento;

• Impactos da Reforma Tributária.

Com a implementação do IBS e da CBS, as instituições também precisarão revisar seus sistemas, contratos, preços e procedimentos de apropriação de créditos.

A Reforma Tributária não deve ser tratada apenas como uma mudança contábil.

Ela poderá afetar o custo da atividade, o valor das mensalidades, a relação com fornecedores e a estrutura financeira das instituições.

Proteção de dados é uma obrigação permanente

Instituições de ensino tratam uma grande quantidade de dados pessoais.

Entre essas informações estão:

• Nome e documentos dos alunos;

• Endereços;

• Dados financeiros;

• Histórico acadêmico;

• Fotografias;

• Gravações de aulas;

• Dados de acesso às plataformas;

• Informações sobre saúde;

• Dados de professores e funcionários;

• Informações de pais e responsáveis.

A Lei Geral de Proteção de Dados aplica-se às instituições privadas de ensino e exige uma estrutura adequada de proteção.

Não basta inserir uma cláusula genérica no contrato de matrícula.

A instituição precisa identificar quais dados são coletados, por que são utilizados, com quem são compartilhados e durante quanto tempo serão armazenados.

Também deve controlar o acesso às informações e adotar medidas de segurança capazes de reduzir o risco de vazamentos.

Entre as providências necessárias estão:

• Mapeamento dos dados pessoais;

• Definição das bases legais;

• Política de privacidade;

• Controle de acesso aos sistemas;

• Gestão dos fornecedores de tecnologia;

• Treinamento de professores e funcionários;

• Procedimento para atendimento aos titulares;

• Plano de resposta a incidentes;

• Revisão dos contratos;

• Controle do armazenamento e descarte das informações.

Um vazamento pode comprometer dados de milhares de alunos e causar danos financeiros e reputacionais à instituição.

Relações trabalhistas também exigem planejamento

O modelo de trabalho das instituições de ensino possui características específicas.

Professores, tutores, coordenadores, pesquisadores, profissionais administrativos e prestadores de serviços exercem funções diferentes e precisam ser contratados de acordo com a realidade de suas atividades.

A utilização indiscriminada de contratos de prestação de serviços pode gerar reconhecimento de vínculo empregatício quando estiverem presentes pessoalidade, habitualidade, subordinação e remuneração.

Também precisam ser analisados:

• Carga horária;

• Atividades extraclasse;

• Preparação de aulas;

• Correção de avaliações;

• Participação em reuniões;

• Trabalho em plataformas digitais;

• Propriedade intelectual dos materiais;

• Utilização de imagem e voz;

• Direitos previstos em convenções coletivas;

• Segurança e saúde no trabalho.

A contratação inadequada pode gerar um passivo trabalhista relevante, principalmente quando o mesmo modelo é utilizado para um grande número de profissionais.

Parcerias e expansão precisam de auditoria

A aquisição de outra instituição, incorporação de cursos, transferência de mantença, abertura de novas unidades ou celebração de parcerias precisa ser precedida de uma auditoria completa.

A análise deve envolver:

• Regularidade perante o Ministério da Educação;

• Situação dos cursos;

• Processos regulatórios;

• Passivos tributários;

• Processos trabalhistas;

• Contratos educacionais;

• Inadimplência dos alunos;

• Obrigações com fornecedores;

• Propriedade dos imóveis;

• Licenças de softwares e plataformas;

• Proteção de dados;

• Direitos sobre marcas e materiais acadêmicos;

• Contingências judiciais e administrativas.

A compra de uma operação educacional sem essa verificação pode transferir para o adquirente problemas que não foram considerados no preço.

Uma instituição não adquire apenas alunos, cursos e estrutura.

Ela também pode assumir contratos, obrigações e passivos.

Compliance educacional não é burocracia

A instituição precisa estabelecer procedimentos internos para garantir que suas atividades estejam de acordo com a legislação.

Um programa de conformidade deve acompanhar áreas como:

• Regulação educacional;

• Relações com alunos;

• Contratos;

• Tributação;

• Proteção de dados;

• Relações trabalhistas;

• Publicidade;

• Bolsas e descontos;

• Convênios e parcerias;

• Compras e contratações;

• Prevenção de fraudes;

• Atendimento a fiscalizações.

A falta de organização documental pode transformar uma situação defensável em um problema grave.

Contratos, registros acadêmicos, decisões internas, documentos contábeis e comunicações com alunos precisam ser arquivados e facilmente localizados.

Em uma fiscalização ou processo judicial, a instituição precisará demonstrar que seus procedimentos foram regulares.

Prevenir custa menos do que corrigir

Grande parte dos problemas enfrentados pelas instituições de ensino pode ser evitada com acompanhamento preventivo.

Esperar uma autuação, uma ação coletiva, um vazamento de dados ou um passivo trabalhista se tornar público reduz as possibilidades de solução.

Uma gestão jurídica estratégica permite:

• Identificar riscos antes que se transformem em processos;

• Revisar contratos;

• Corrigir procedimentos internos;

• Organizar documentos;

• Planejar a tributação;

• Reduzir passivos;

• Proteger os administradores;

• Preservar a reputação da instituição;

• Criar segurança para novos investimentos.

A qualidade acadêmica continua sendo a finalidade principal de uma instituição de ensino.

Mas ela precisa estar acompanhada de organização empresarial, segurança jurídica e sustentabilidade financeira.

Uma instituição preparada não é aquela que apenas reage aos problemas.

É aquela que identifica os riscos, organiza seus processos e constrói uma estrutura capaz de proteger os alunos, os professores, os administradores e a continuidade da atividade educacional.

Este conteúdo possui caráter informativo e não substitui uma análise jurídica individualizada. As obrigações e os benefícios tributários dependem da natureza jurídica, da atividade, dos documentos e das características específicas de cada instituição.

Luís Adriano Vargas Buchor
Advogado — OAB/RS 71.498
Especialista em Direito Tributário Empresarial, Penal Tributário, Defesa em Crimes Tributários e Lavagem de Dinheiro
Mais de 25 anos de experiência profissional
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